فن إدارة الاجتماعات
المقـدمة:
((الرجل العاقل هو الذي إذا أراد أن يعلو على الناس وضع نفسه أسفلهم وإذا شاء أن يتصدرهم جعل نفسه خلفهم، ألا ترى البحار والأنهار كيف ترفدمن مئات الترع والجداول التي تعلوها ))
"حكمة صينية" .
لا يمكن أن يمر وقت دون أن يشهد اجتماعًا وقد يتساءل البعض لماذا الاجتماعات؟ إن إدارة أي شيء تعني ضرورةحصول الاجتماعات وتعد إدارة الاجتماعات بفعالية وبشكل مثمر عملية مباشرة نسبيًافالتحضير المسبق والاستعداد لتوجيه الأمور والسيطرة عليها خطوات كبيرة على طريق التأكد من تحقيق الاجتماع لأهدافه.
لذلك بما لهذه الاجتماعات أهمية في مجال لكل عمل ناجح لأي إدارة.
فسوف نتناول في هذا البحث البسيط ما هو الاجتماع، وأهميةالاجتماعات وما هي أنواع الاجتماعات ومبررات عقد الاجتماعات وكيفية التحضيرللاجتماع وما هي الانحطاط السلوكية التي تواجهها أثناء اجتماع ثم ما هو تقييم الاجتماع وما هي أسباب نجاح وفشل بعض الاجتماعات؟
موضوع البحث
الاجتماع أو الاجتماعات ما هي؟
مهما اختلفت وجهات النظر في تعريفهم للاجتماع فهي كلمة عادة للدلالة على التئام عدد معين من البشر في مكان ما لمناقشة موضوع معين يهدف للتوصل إلى هدف محدد.
وفي ضوء هذا التعريف تتمثل أركان الاجتماع في وجود عدد معين من الناس يتفاعلون معًا لتحقيق هدف محددبالإضافة إلى توافر الإمكانات المادية المناسبة.
فإن الاجتماعات ما زالت وسيلةفعالة ومهمة للمشاركة الجماعية فعن طريقها وبها يتم تبادل وجهات النظر والإفادة من خبرات الآخرين، كما أنها وسيلة مقبولة للتنسيق بين وجهات النظر وتوصيل المعلومات بين الأفراد والدراسة العلمية للموضوعات المطروحة للنقاش.
((أنواع الاجتماعات))
تتنوع الاجتماعات بتنوع معايير تقسيمها، ثمة اجتماعات لتقديم توصيات أو اقتراحات واجتماعات لاتخاذ قرارات واجتماعات دورية واجتماعات غير دوريةوهناك اجتماعات تعقد على مستوى عال في الرواية أي اجتماعات رسمية واجتماعات غيررسمية تدعوه الاستقبال أو تقديم الهدايا والمنح.
على الرغم من أن هذه التقسيمات إذ قد يتخذ الاجتماع من الناحية العملية أكثر من صفة وأكثر من معيار فإن أكثرالاجتماعات شيوعًا هي :
1 ـ اجتماع توصيل المعلومات:
على المدير أو المسؤول بأن المعلومات المراد توصيلها لن تفهم إلا إذا قام بشرطها بنفسه.
2ـ اجتماعالحصول على المعلومات:
هو الحصول على معلومات تتعلق بموضوع معين يعتبر هذا النمط من الاجتماعات يتجه من إمكانية التعرف على صور التفاعل الممكنة بين وجهات النظرالمختلفة للمجتمعين.
يسمى هذا النوع من الاجتماع "اجتماع عصف الأفكار" الذي يسمح لجميع الحاضرين بالمشاركة بآرائهم ووجهات نظرهم.
3 ـ اجتماع حلالمشكلات:
تهدف إلى التوصل لحلو ل مفضلة ومقبولة لمشكلة معينة، إذا كان عنصرقبول الحل من قبل غالبية الأعضاء مسألة مهمة وحاسمة لضمان فعالية التنفيذ.
4 ـاجتماع تكوين الاتجاهات:
تهـدف لتكوين اتجـاهات معينة أو تعـديل الأفكاروالاتجاهات القديمة وتقبل ما هو جديد منها.
5 ـ الاجتماع التوجيهي أوالإرشادي:
يهدف توجيه العاملين وتحسين مهاراتهم وتوسيع آفاقهم.
(( أنواع الاجتماعات))
1 ـ اجتماعات دورية : تعقد بشكل أسبوعي أو شهري أو سنوي تهدف هذه الاجتماعات إلى الاطلاع على التطورات وعلى نتائج العمل والملاحظات النهائيةبشأنها.
2ـ اجتماعات عادية: تعقد بشكل مستمر تهدف مناقشة موضوعات تنفيذية تتعلق بكيفية إنجاز الأعمال اليومية وحل الصعوبات التي تعوق تنفيذها.
3 ـ اجتماعات داخلية: تعقد داخل المنظمة لمناقشة موضوعات داخلية بين الإدارات والأقسام فيها.
4 ـ اجتماعات خارجية: تعقد خارج المنظمة يشترك فيها أعضاء من جهات مختلفةيهدف مناقشة موضوعات مشتركة أو لتنسيق برامج عمل معينة فيما بين هذه الجهات.
5ـاجتماعات خاصة: تعقد بشكل استثنائي وذلك لمناقشة موضوعات طارئة.
((مبررات عقدالاجتماع))
هناك مبررات قوية وواضحة تدعو إلى توحيد الجهود الجماعية وعقدالاجتماعات ومن هذه المبررات :
1 ـ وجود ما يدعو إلى تغيير الوضع القائم.
2 ـتنشيط الأفكار والآراء والخبرات بين العاملين من فترة إلى أخرى.
3 ـ وجود رغبةوتقبل في تطبيق القرارات التي تصدر عن الاجتماعات.
4 ـ وجود مشكلة أو قضية معينةتتطلب المتابعة والتقييم المستمر.
5 ـ سهولة توزيع المهام والمسؤوليات وتأمين تحقيق التنسيق أثناء التنفيذ.
6ـ تحقيق إيجابيات اللقاء المباشر بين أعضاءالاجتماع وتدريبهم وزيادة معرفتهم وتنمية مهاراتهم السلوكية والفنية.
7 ـ خطورةوتكلفة القرار الفردي وأفضلية الجهود الجماعية.
س: هل ينبغي لنا عقداجتماع؟
هناك أسباب عديدة تبرر الدعوة للاجتماع هي:
1ـ اتخاذ القرار: اجتماع الأطراف المعنية كافة هو عادة أفضل طريقة لتبادل المعارف والخبرات والتوصل إلى أفضل القرارات.
2 ـ الاتصال: الاجتماع المثمر تتيح الاتصال لجميع الأطراف المشتركةبسرعة ودقة.
3 ـ القدرة على الابتكار: الاجتماع الجيد المثمر يتيح تدفق الأفكار.
4 ـ تشكيل الفرق: إن تشكيل فرق عمل لا يمكن أن يتم من غير عقد اجتماعاتحيث تتكون العلاقات.
5 ـ التشاور: الاجتماع وسيلة فعالة للتشاور ومشاهدة عدد منالأشخاص.
6 ـ استقبال معلمين جدد: كلما ظهرت أطراف جديدة في ساحة تتطلب منهج إقامة علاقة عمل مع أخرين يكون هناك سبب وجيه للاجتماع.
((التحضيرللاجتماع))
يعتمد نجاح الاجتماع إلى حد كبير على حسن التجهيز له وعادة مايتضمن التحضير للاجتماع ما يلي:
أولاً: ما يعلمه منظم أو مدير الاجتماع قبل الاجتماع:
1 ـ تحديد الأهداف: إن يتم صياغة الأهداف قبل عقد الاجتماع وأن تكون معروفة للجميع وإن تخاطب هـذه الأهداف المشاركين بكلـمات محددة، وإن يحـتاج لكل عـضو للإسهام فيها.
2 ـ اختيار المشاركين: هدف الاجتماع هو الذي يحدد عددأعضائه، على أن يراعي في اختيار الأفراد مدى الفائدة التي يحققها الاجتماع من مشاركتهم فيه، كلما كانت الاجتماعات عدد أفرادها قليل أي الاجتماعات الصغيرة يعرف الأعضاء كل منهج الآخر تصبح هذه الاجتماعات أحسن إنتاجًا.
3 ـ تحديد وقت الاجتماع: أي بداية ونهاية الاجتماع أن يكون بمقدور الأفراد الالتزام به، وأن يكونالمشاركون فيه على علم بذلك مقدمًا.
4 ـ تحديد وتهيئة مكان عقد الاجتماع: أن يكون المكان مريح ومناسب من حيث التأكد من صلاحية قاعة الاجتماع أو مكان الاجتماع من الجو المناسب التهوية والعدد اللازم من المقاعد والأدوات المكتبية وآلات التصويروأجهزة التسجيل وغيرها.
5 ـ إعداد جدول الأعمال:
يوضح ويبين الموضوعات التي يتوجب تغطيتها لتحقيق أهداف الاجتماع، وتحدد بنود جدول الأعمال الأفراد المتوقع مشاركتهم في الاجتماع.
6 ـ إعداد الدعوة للاجتماع وإرسالها: بعد أن يستقر الرأي على موعد الاجتماع ومكانه وأهدافه تعد بطاقة الدعوة للأعضاء ويتم إرسالها قبل بدءالاجتماع بوقت كاف وتحديد أسماء المشاركين فيه.
7 ـ إعداد محضر الاجتماع:
عندنهاية الاجتماع لابد أن يقدم محضر أو ملخص يسجل فيه كل ما دار من مناقشات وموضوعات وقرارات وتوزيع المهام التي أسفرت عن الاجتماع ووقت انجازه والأشخاص الذين يتم توزيع العمل عليهم.
ولابد من تحديد الاجتماع القادم قبل انفضاض الجلسة ثم يطبع ويوزع على الأعضاء بعد أيام من عقد الاجتماع.
ثانيًا: ما يعمله المدير أو المنظم للاجتماع أثناء الاجتماع :
1 ـ حدد زمنًا للتعبير عن وجهة نظر كل عضو يرغب فيذلك.
2 ـ لا تنقد الأعضاء نقدًا ذاتيًا.
3 ـ احترام الرأي المخالف لأي عضو.
4 ـ امنع نقد الأعضاء بعضهم لبعض أو تجريح بعضهم بعضًا.
5 ـ كلف مقررًاللاجتماع يقوم بتسجيل الأفكار والمقترحات الجيدة والمداخلات.
6 ـ لا تصوت على أي قرار إلا في حالة التساوي وبعد الانتهاء من تصويت جميع الأعضاء.
7 ـ احرص على زمن الاجتماع ووزعه على ما تضمنه جدول الأعمال.
8 ـ لا تتشاغل أثناء طرح الأعضاءلأفكارهم.
9 ـ اطلب رأي العضو الذي لا يشارك.
10 ـ احرص على أن تكون القراراتجميعها مما يمكن تطبيقها وفق الإمكانات المادية والبشرية وأن تلبي احتياجات المدرسةومنسوبيها.
11 ـ أجل الاجتماع الذي لم يحضره نصف الأعضاء للتصويت عليه حتى لايتعرض القرار إلى الإلغاء.
12 ـ اطرح الموضـوع للنقاش ثم اترك فرصة كافية لإبداءالآراء ثم يطرح القرار للتصويت فيه.
13 ـ لخص الآراء والأفكار والمناقشات من وقت لآخر.
14 ـ امنح تداخل المناقشات وأهداف بعض الأعضاء إلى المناقشات الجانبية أوالحديثة في موضوعات خارجة عن موضوع الاجتماع.
15 ـ حول المواضيع التي تحتاج إلى دراسة مستفيضة إلى لجنة فرعية واعرض ما توصلت إليه في اجتماع قادم.
ثالثًا: مايعمله المدير أو المنظم للاجتماع بعد الاجتماع:
1 ـ اطلع على محضرالاجتماع.
2 ـ أحذف الإضافات التي أضيفت على المحضر بدون علم الأعضاء إن وجدت.
3 ـ عدل صياغة القرارات التي تم التوصل إليها في المجلس إذا اقتضى الأمرذلك لتكون جيدة ومختصرة ومفيدة.
4 ـ اكتب المحضر بوضوح.
5 ـ اطلب توقيعالأعضاء أسفل المحضر.
6 ـ شكل لجنة لمتابعة تنفيذ قرارات الاجتماع.
7 ـ اعلم أن رأي الأعضاء مجتمعين هو الرأي الأصح وإن كنت مخالفًا له قبل إقراره
(الأنماطالسلوكية أثناء الاجتماع)
هناك اقتراحات موجهة لرئيس الاجتماع للتعامل مع الأعضاء تختلف بحسب اختلاف أنماط سلوك الأعضاء وبحسب الموقف نفسه والجدول التالي يشير إلى ذلك :
أنماط سلوك الأعضاء سمات السلوك اقتراحات موجهة لرئيس الاجتماع
العضو المتعالي
التعالي والتكبر على أعضاءالاجتماع وجه إليه أسئلة صعبة، أو أعد تعليقاته لباقي الأعضاء لمناقشتها
العضوسريع الرد
لا يعطي فرصة لغيره للتفكير في الأسئلة المطروحةاشكره واقترح اشتراك أفراد آخرين من الأعضاء في المناقشة
العضو المعترض
يعترض على كل فكرة تطرح حافظ على هدوء أعصابك، اشكره علىأفكاره الجيدة، واطرح أفكاره الخاطئة على الأعضاء لمناقشتها
العضوالثرثار
يتكلم في موضوعات خارج موضوع المناقشة قاطعه، واشكره، ثم اطرح النقاط المطلوب مناقشتها، وتابع الموضوع
العضو المشاغب
يعمل على عرقلة سير الاجتماع احتفظ بهدوئك، ووضح أهميةالاجتماع والغرض الأساسي من انعقاده
العضو المتعصب
يرفض تمامًا تقبل الأفكار الأخرى المطروحة اطرح أفكاره على باقي الأعضاء للمناقشة، وذكره بضيق وقت الاجتماع وباستعدادك لمناقشة أفكاره معه بعدالاجتماع
العضو الهادئ
لا يشارك في المناقشة اثن عليه، وشجعه على الاشتراك في المناقشة بتوجيه الأسئلة السهلةإليه
العضو العييّ
يعجز عن الإفصاح عن آرائه ومشاعره لا تقل لهم اذا تعني بكذا، بل أعد ما قاله بلغتك
العضو الهامس
يهمس مع الآخرين في موضوع جانبي لا تحرجه، ادعه باسمه واسأله سؤالاً سهلاً، أو أعد النقطةالأخيرة للحديث، واسأله عن ملاحظاته حولها.
العضو المخطئ
يقدم ملاحظات بغير عناية علق على ملاحظاته بالقول: "هذه وجهة نظر في الموضوع، ولكن كيف يمكن التوفيق بينها وبين وجهة النظر الأخرى؟ (اذكر وجهة النظرالصحيحة).
العضو الراغب في المساعدة
يشارك ضمن الحدودالدنيا للمشاركة ويعلن عن رغبته في مساعدة الآخرين له لا يشارك في المناقشة شجعه بصورة مستمرة لتقديم أفكاره، بخاصة عندما تخف الحماسة تجاه مناقشة الموضوع المطروح
العضو الخائف
لا يشارك في المناقشة اسأله أسئلة، اثن عليه كلما كان ذلك ممكنًا، واجعله يشعر بأهميته
العضوالمشاجر
يرفض أفكار الآخرين اعرض أفكاره على المجموعة لتحكم عليها
العضو غير المتهم
لا يشارك في المناقشة اسأله عن طبيعةوظيفته، وبين له كيف يمكنه أن يفيد من مناقشة الموضوع المطروح للنقاش
العضوالأذكى
يطرح أسئلة خادعة وفيها قدر من الحيلةوالبراعة كن يقظًا للأسئلة التي يطرحها، وقم بعرضها على المجموعة للإجابةعنها
(تقييم الاجتماع)
بعد اختتام الاجتماع حيث إن طريقةالاختتام تتوقف على نوع الاجتماع فإن ثمة قواعد أساسية لابد من مراعاتهاأهمها:
1 ـ إعادة تبيان أهداف الاجتماع.
2 ـ تلخيص ما تم تحققه والتوصلإليه.
3 ـ شكر الأعضاء على مشاركتهم وانتباههم إن كان ذلك مناسبًا.
4 ـ تحديدوقت ومكان وهدف الاجتماع التالي.
5 ـ تحديد وقت إرسال تقرير الاجتماعللأعضاء.
يغطي تقييم الاجتماع بعدين أساسين:
الأول: قياس قدرة الرئيس علىإدارة الاجتماع من خلال النقاط العشرة التالية:
1 ـ يعقد الاجتماع في موعدهالمحدد.
2 ـ يعرف الأعضاء أهداف الاجتماع جيدًا ويؤمنون بها إيمانا قويًا.
3 ـ يخاطب الأعضاء من غير حرج وكما يخاطب بعضهم البعض الآخر.
4 ـ يعبر الأعضاءغالبًا عن مشاعرهم الحقيقية في الاجتماع.
5ـ يختلف الأعضاء أحيانًا مع رئيسالاجتماع في الرأي ويعبرون عن ذلك بحرية وصراحة.
6 ـ يصغي الأعضاء بعضهم إلى بعضالآخر باهتمام ومن غير مقاطعة.
7 ـ قد تحصل بين الأعضاء اختلافات في الرأي ولكنهم يفهمون هذه الاختلافات ويعملون على مواجهتها ووضعها في إطارها الصحيح.
8 ـ تفيد المعارضة الرشيدة (القائمة على المبادئ ولا على المصالح) الاجتماع فائدةكبيرة.
9 ـ يستقبل الأعضاء المعلومات والتوجيهات من زملائهم من غيرحساسية.
10ـ ليس هناك شعور عدائي تجاه رئيس الاجتماع.
ثانيًا: فيما يتعلق تقييم فعالية الاجتماع:
ترى باربارا وزميلها بالمبر أن فعالية الاجتماع تقوم على ركنين أساسين: (ركن الكفاءة) ويقصد به الاستخدام الأمثل للموارد المتاحة للاجتماع بما فيها الوقت. (ركن الانتاجية) يعني التقدم نحو الأهداف المحددة والإفادة القصوىمن الفرص المتاحة.
ثمة مؤثرات يمكن استخدامها للحكم على فعالية الاجتماع:
1 ـالاحترام المتبادل بين المشاركين.
2 ـ التزام المشاركين بأهداف الاجتماع ورغبتهم في تحقيقها.
3 ـ سيادة روح التعاون.
4 ـ إصغاء كل مشارك لأفكار وملاحظات الآخرين والانتحاء صوب المناقشات البناءة التي يشارك فيها معظم المشاركين.
5 ـالابتعاد عن النقد الهدام وتجنب حالات الصراع.
6 ـ اتخاذ القرارات بصورةجماعية.
(أسباب نجاح الاجتماعات)
1 ـ حضّر للاجتماع جيدًا.
2 ـ ليكن لديك توقعًا مسبقًا للأسئلة أو القضايا التي يمكن أن تثار.
3 ـ جهز ملفًا شاملاًلأعمال الاجتماع.
4 ـ احرص على أن يكون مكان الاجتماع مناسبًا من حيث التسهيلات المكانية.
5 ـ ابدأ بموقف إيجابي.
6 ـ اقترح بدائل للحل خاصة عندما تتشابك أوتتعارض المواقف.
7 ـ ادرس الحلول المقبولة.
8 ـ كن أمينًا وصادًا في عرض مواقفك.
9 ـ اعط فرصة زمنية للتغير في الرأي إذا لزم الأمر.
10 ـ اترك قنوات الحوار مفتوحة.
11 ـ استمع إلى آراء الآخرين.
12 ـ أكد المشاركة في المسئولية.
13 ـ تعرف على التوقيت المناسب للتدخل بالتشجيع أو الحد من نقاشمعين.
إن القائد الذكي هو الذي يراعي المتطلبات السيكولوجية لسبر العمل وأن يتجنب ما يعيق تحقيق أهدافه: تجنب الآتي:
1 ـ استخدام مصطلحات معقدة غير مفهومةللمجتمعين.
2 ـ التحكم والسيطرة.
3 ـ الفوضى وخلط الأوراق.
4 ـ توسيع دائرة الجدل.
5 ـ التسرع في الاستنتاجات والقفز إلى نتائج غير مدعمةبالأسانيد.
6 ـ التجريح والنقد الهدام لأي فرد من أفراد المجموعة.
7 ـافتراضي سوء نية الآخرين.
8 ـ سوء استخدام السلطة المخولة للقائد.
9 ـ خلق تكتلات أو شرذمات داخل المجموعة تهدد سير العمل.
كما أن هناك بعض الأعمال يقومبها المدير أو المنظم للاجتماع في غرفة الاجتماع التي تؤدي إلى نجاح ذلك الاجتماع:
1ـ الحضور في وقت المناسب.
2 ـ ترتيبات الجلوس.
3 ـ البدء في الوقت المحدد وهو أول قرار يتخذه المدير وهو توقيت بدء الاجتماع.
4 ـ التحكم في المناقشة ثم ضربه البداية أي الكيفية التي يبدأ بها المدير العمل سوف تصبغ كل مايأتي بعد ذلك.
5 ـ الانصات: أن يصغي المدير فعلاً ويتابع المناقشة.
6 ـ الفصل بين الموضوعات: على المدير ألا يسمح بالخلط بين الموضوعات وأن يتأكد من أن النقاش لا يخرج عن مسار واحد.
7 ـ التوازن: أي يبذل المدير مجهودًا كبيرًا بتشجيعهالخجوليين وإيقاف المملين والعدوانيين عند حدهم.
8 ـ روح الدعابة: المدير الذييملك موهبة الدعابة يكون مجهزًا جيدًا لأداء المهام الموكلة إليه.
9 ـ راقب الساعة: أن لا ينسى الوقت فعلية أن يحث الآخرين على الانتهاء من النقاش.
10ـالوسائل البصرية المساعدة: هي وسائل تستخدم لتحسين فعالية القيادة.
11 ـ ضبط النفس: عدم السماح بالمناقشة غير الهادفة.
12ـ اتخاذ القرارات: تصنع صنع القرارات في ترتيب متقدم يبين أهدافها.
13 ـ اجتماع الآراء: النتيجة النهاية هي اتفاق الآراء بالإجماع.
14 ـ إنهاء الاجتماع: أن ينهي المدير الاجتماع في الوقت المحدد له وأن تكون كافة الأعمال قد تم تعريفها .
(لماذا لا تنجح بعض الاجتماعات؟ )
بعد أي اجتماع قد تسمع أشخاص يقولون الأشياء التالية أو حتى تقولها أنت بنفسك:
ـ لم يكن الاجتماع فيه شيء يخصني.
ـ كل النقاط التي أثرتهافي الاجتماع خضعت للانتقاد.
ـ كان يمكن ألا أشارك في الاجتماع.
ـ لا أرىمبررًا لعقد الاجتماع.
ـ كان وجودي شكليًا في الاجتماع.
إذًا لماذا هذه التساؤلات بعد الاجتماع: لذلك لابد من تحديد أسباب التي تؤدي إلى فشل الاجتماعات ومنها:
1ـ الإدارة الضعيفة للاجتماع:
أي إن الشخص الذي يدير الاجتماع غيرمؤهل لذلك ولا يفهم ما يجب عليه فعله ولا يكون قادرًا على التأثبر في الاجتماع بالطريقة المطلوبة كالآتي:
أ ـ الالتزام بجدول أعمال الاجتماع وتوجيه وقائع جلسةالاجتماع.
ب ـ تشجيع المشاركين في الاجتماع على طرح وجهة نظرهم.
جـ ـ ضبط سيرالنقاش في الاجتماع.
د ـ انهاء الاجتماع بخلاصة ملائمة واضحة ما تم إنجازه وتوزيع المهمات.
هـ ـ تدوين وقائع الاجتماع أو تسجيلها.
2 ـ النقص في تنظيم الاجتماع:
ينتج عنه مشاكل كالآتي:
أ ـ لن يكون المشاركون في الاجتماع قادرين على تحضير أنفسهم ولن تكون المعلومات المطلوبة متوافرة معهم.
ب ـ لا يتم وضع جدول زمني للاجتماع بمعنى ينتهي الاجتماع عند تعب المشاركين وشعورهم بالملل أو أنهم يتركون الاجتماع حسب رغبتهم.
جـ ـ تتم مراجعة الموضوع ذاته عدة مرات دون إثارةمواضيع الأخرى.
د ـ وجود شك في الدعوة إلى الاجتماع وهدفه ودور المشاركين فيه.
3 ـ عدم تقدير الاجتماع بجدية:
أ ـ إرسال شخص بديل إلى الاجتماع.
ب ـ عدم المشاركة في الاجتماع.
جـ ـ عدم التحضير للاجتماع كما يجب.
د ـ التكلم على الهاتف النقال خلال الاجتماع.
و ـ عدم إحضار المعلومات أو المؤثرات المطلوبةللاجتماع.
وفي بعض الأحيان يكون الأشخاص الخاطئون حاضرين للاجتماع بل الأشخاص الصحيحون المطالب حضورهم للاجتماع.
4 ـ الظروف الصعبة:
فمثلاً مكان الاجتماع ليس مريحًا مثل غير صالح للتهوية عدم توافر المقاعد الكافية، والوسائل المكـتبيةوالوسائل معـقولة للراحـة التي تؤكد على إبقاء اهتمام المشاركين بموضوع الاجتماع
(الخاتمةأو خلاصة الموضوع)
بالطبع إن ما عرضناه من تعريف للاجتماع وأهميته وأنواعه ومبررات عقد الاجتماع وكيفية التحضير للاجتماع وما هي الأنماط السلوكية التي يمكنأن نواجهها في أي اجتماع، وكيفية التعامل معها ثم كيفية تقييم الاجتماع وما هيأسباب نجاح أو فشل بعض الاجتماعات.
نصل في النهاية: إن الاجتماعات هي وسلةلتحقيق غاية ما ونادرًا ما تكون هي الغاية بحد ذاتها وتكون حصيلة الاجتماع بدايةلنشاطات أخرى حتى لو كانت مجرد عقد اجتماع آخر.
ومن خلال اعتبار الاجتماعاتوسيلة بناءة لصنع القرارات سوف تجده من الأسهل توجيه الجهد بطريقة بناءة وهذا يعنيالسعي لتحقيق الهدف الذي دعي من أجله الاجتماع.
والأمر الذي لا نمل من التأكيدعليه هو ضرورة التعامل مع الاجتماعات كعملية تحتاج إلى تخطيط وتنظيم وتوجيه ورقابةحتى تأتي النتائج منسجمة مع ما يبذل فيها من جهد ووقت.
اللقاءات والاجتماعات معالمعلمين تبدأ من اللحظة التي تغادر فيها مكتبك ولابد أن تذهب للاجتماع هاشًا باشًالا بوجه عبوس منفر وتذكر دائمًا أن الابتسامة تفتح مغاليق القلوب عندما تصل إلىمكان الاجتماع فحاول أن تتصرف بقدر عال من الذكاء الاجتماعي والكياسة والأدب مع كلمن تصادقه في ذلك المكان ، إن الانطباع الذي تخلقه من اللحظة الأولى له تأثير حاسم على مجمل علاقاتك لذا كن حريصًا على التعامل الرضيع مع الآخرين
والله ولي التوفيق
المراجـع
1 ـ كتاب إدارة الوقت،الدكتور: نادر أحمد أبو شيخه.
المركز العربي للبحوث التربوية لدول الخليج،الطبعة 1999 م.
2 ـ كتاب: " إدارة الوقت منهج متطور للنجاح " سهيل فهدسلامه.
المنظمة العربية للعلوم الإدارية، إدارة البحوث والدراسات.
3 ـ "القيادة التربوية والتنمية المهنية للمعلم" إعداد د/ وليد عبيد ، ود/ سعادالفريح.
مكتـبة التربية الدوريات، مركز طـيبة للدراسات التربوية، إشراف د/ صديق عفيفي، د/ وليم عبيد.
4 ـ كتاب " إدارة الوقت" إعداد: حصه القصيمي، نوال الرويشد 2000 م.
إدارة البحوث التربوية.
5 ـ كتاب "قواعد إدارة الاجتماعات" تأليف كيفكينان.
ترجمة مركز التعريب والبرمجة 1997 م.
6 ـ انترنت http: //www.moudir.org
(الاجتماعات المدرسية)
0 commentaires :
إرسال تعليق